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Termes de références dans le cadre d’un recrutement d’un(e) logisticien(ne)


POSITION
Logisticien(ne)
PROGRAMME 
Multiprogrammes / transversal
PROJET(S)
Multi-projets / transversal
LIEU DE TRAVAIL
Bujumbura, avec des déplacements possibles à l’intérieur du pays 
NOMBRE DE POSTE
1
STATUT
Poste confirmé
DATE DE DEBUT
01 janvier 2024
DUREE CONTRAT
12 mois renouvelables

Dans le cadre des activités de Bibliothèques Sans Frontières (BSF) au Burundi, nous recherchons un.e logisticien(ne) pour superviser le service logisitique du bureau burundi.


I. MISSIONS

Sous la supervision du coordinateur administration finance logistique (AFL) et du chef de mission, le/la logisticien(ne) aura principalement les missions suivantes :

  • • Garantir l’application des procédures d’achats ;
  • • Réaliser le suivi, garantir la sécurité et la conservation pérenne du matériel de BSF et de celui destiné aux partenaires et projets ;
  • • Connaitre avec précision le détail et la quantité de matériel en stock, savoir le retranscrire régulièrement de façon fiable, traçable et vérifiable ;
  • • Savoir réaliser les démarches clés avec les institutions étatiques dans le cadre des activités de BSF (dédouanement, contrôle des taxes applicables et faire le lien avec l’administration sur l’applicabilité de ces dernières, demandes d’agréments de personnel expatriés…)


II. TACHES ET RESPONSABILITES

a) Contrôle et suivi des procédures d’achats :

Sous la supervision du coordinateur administration finance logistique (AFL), le/la logisticien(ne) aura les tâches suivantes :

  • • Connaître avec précisions les procédures d’achats et s’assurer que l’ensemble du personnel de BSF les applique ;
  • •  Savoir communiquer et former par rapport à ces dernières le personnel existant et à venir ;
  • • Faire le suivi régulier des contrats cadres en cours ;
  • • Rouvrir les marchés en appliquant les procédures validées par la structure et en accord avec celles des bailleurs ;
  • • Avoir une connaissance réelle et précise des procédures principales des bailleurs de BSF (UE, AFD…) ;

Vous serez garant(e) du respect des procédures, politiques, processus en lien avec les fonctions achats, transports et entreposage

b) Rôle de manager et logistique générale :

L’équipe AFL étant composée du coordinateur AFL, du responsable logisticien, d’un(e) assistant(e) logisticien(ne), d’un responsable chauffeurs (3 à 4 chauffeurs), le ou la futur(e) logisticien(ne) aura un rôle de superviseur dans le cadre de ses activités (composition du bureau évolutive) :

  • • Être à l’écoute et se rendre disponible vis-à-vis de ses équipes afin de les appuyer dans leurs missions ;
  • • Respecter et savoir faire respecter les règles de travail établies du bureau ;
  • • Remonter toutes informations potentiellement bloquantes au responsable AFL ;
  • • Savoir planifier avec son équipe les tâches à venir et répartir d’une façon équilibrée la charge de travail ;
  • • Prendre ses responsabilités, faire des retours précis à son responsable et apporter des pistes de solutions en cas de problèmes ;
  • • Centraliser et diffuser l’information logistique au sein de la mission. Vous réaliserez le reporting suffisant pour garantir la plus haute transparence. 

Vous vous assurerez de la mise à disposition des équipes des moyens, ressources, outils dont les équipes ont besoin pour mener à bien leurs activités. Vous contribuerez activement au dimensionnement de la mission en termes de bâtiments, matériels, équipements, services permettant le bon fonctionnement du bureau de Bujumbura.

c) Supervision de la gestion du parc automobile :

  • • S’assurer auprès du responsable chauffeurs de la correcte maintenance des véhicules de la structure ;
  • • Définir les périodes de révisions en fonction des activités, faire le lien avec les responsables de projets ;
  • • S’assurer que les contrats d’assurances soient à jour, que les documents des chauffeurs soient en cours de validité… Anticiper les fins de validité de ces documents.
  • • Contrôler la qualité des réparations effectuées et savoir s’orienter vers de nouveaux prestataires ;

Le/la logisticien(ne) du projet devra effectuer toute autre tâche qui lui est confiée par son supérieur(e) hiérarchique dans les domaines de ses compétences. 


III. PROFIL RECQUIS

d) Expérience
Vous êtes fort d’au moins cinq années d’expérience professionnelle dans le secteur de la logistique et notamment dans une organisation non gouvernementale. Une expérience en gestion de la sécurité des personnes et des biens sera fortement appréciée.


e) Comptétences
Vous connaissez les procédures de stocks, de gestion de parc de véhicules, de télécommunications, ainsi que les procédures bailleurs institutionnels (AFD, UE…) et faites preuve d’une bonne qualité rédactionnelle. La maîtrise des techniques informatiques de communication sera appréciée.


f) Aptitudes
Vous êtes capable de travailler de manière autonome et d’assumer des responsabilités dans une approche proactive, avec une bonne gestion des priorités. Vous savez déléguer et superviser le travail d’une équipe multidisciplinaire, avez une bonne capacité d’analyse, de discernement, et le sens de la négociation. Vous faites preuve d’adaptabilité, de fiabilité, de rigueur, et d’une bonne résistance au stress.


IV. COMMENT POSTULER ?  

Tous les candidats souhaitant postuler devront envoyer un CV actualisé (3 pages maximum, avec trois références dont le dernier employeur) et une lettre de motivation à l’adresse suivante : 

Avec la référence « Responsable logisticien(ne) – Bureau Burundi » en objet. 

  • •  date limite de réception de candidatures est le 5 décembre 2023 à 17h00.


Merci de noter que seuls les candidats retenus seront contactés pour les étapes suivantes.